Myślisz nad projektem? Naucz się nim zarządzać.

W zarządzaniu jednym z podstawowych pojęć jest zagadnienie celów. Rozróżniamy cele główne i pośrednie, czyli takie mniej lub bardziej istotne w ogólnym działaniu. Jeżeli już je określimy, to wiemy przynajmniej gdzie chcemy się znaleźć. Dodamy do tego czas w jakim dany cel główny ma zostać osiągnięty oraz budżet, jakim dysponujemy na jego realizacje. Taka mieszanka daje nam nic innego jak projekt, którym trzeba odpowiednio zarządzić.

Zarządzanie projektowe (ang. project management), to dziedzina w której zarządzający muszą przygotować odpowiedni plan dla swoich działań. Ów plan powinien zawierać harmonogram poszczególnych działań, a także sposób jego realizacji. Gdy te trzy pierwsze punkty mamy za sobą, to pozostaje nam tylko kontrola. Czy to już koniec? Niestety nie. Podstawową zasadą planowania (więcej we wpisie pt. Planowanie, pierwotna funkcja zarządzania) jest zasada, że nie ma planów jednorazowych. Tym samym kontrola oznacza możliwość reorganizacji pewnych działań, gdy na horyzoncie pojawią się nowe czynniki zmieniające środowisko w jakim przyszło nam pracować.

Wyróżniamy trzy podstawowe podejścia do zarządzania: tradycyjne (kaskadowe), Agile (zwinne) oraz ekstremalne.

Podejście tradycyjne zakłada przyjęcie określonych faz działania, które będą po sobie następowały. Najlepszym przykładem tego typu zarządzania projektowego jest budowa domu, gdzie zaczynamy od fundamentów, a kończymy na dachu. Jeden element wynika z drugiego, a łańcuch działań zakończony jest ociągnięciem celu w określonym uprzednio czasie i za pomocą środków, którymi dysponujemy.

Podejście zwinne wyróżnia się tym, że projekt jest w nim rozumiany, jako zbiór rozproszonych elementów z których każdy może być realizowany z osobna. Efekt uzyskany na wstępie może być przedstawiony odbiorcy, a dopiero potem za pomocą uzyskanej od niego informacji zwrotnej – realizowany jest proces udoskonalania produktu czy usługi. Przykładem takiego zarządzania projektowego jest tworzenie oprogramowania, gdzie najpierw wersja beta jest prezentowana użytkownikom, a dopiero potem tworzone są kolejne moduły i rozwinięcia softu.

Podejście ekstremalne mamy wtedy, gdy na początku projektu nie jest nam znany jego dokładny cel, brak jest odgórnego planu, a o harmonogramie można zapomnieć. Funkcja kontrolna jest ograniczona, gdyż brak punktu odniesienia w postaci pierwszych trzech elementów wyklucza pełną weryfikację postępów. Taki rodzaj zarządzania projektowego też ma jednak swoje zalety – zespół projektowy pracujący w taki sposób musi elastycznie reagować na zastane warunki, a także dostosowywać swoje działania do ogólnej koncepcji w ramach której się poruszają. Projekty tego typu mogą mieć związek z wypuszczeniem na rynek innowacyjnego leku, gdzie badania przeprowadzane na bieżąco potrafią zmieniać trajektorię lotu realizowanego projektu.

Zarządzanie projektowe można porównać do wyruszenia w podróż z odpowiednią mapą wskazującą miejsce do którego chcielibyśmy trafić, a także z zasobnikiem w którym znajdują się wszystkie narzędzia i atrybuty niezbędne do przebycia wyznaczonej drogi.